La factura electrónica, considerada a partir de la Ley 1819 de 2016 como factura de venta, es un documento que soporta transacciones de venta de bienes o servicios, la cual deberá expedirse de conformidad con los requisitos establecidos por la ley.

Factura electrónica: ¿Qué es?

La factura electrónica es igual que una factura física, ya que es un documento que se encarga de soportar las transacciones de venta de bienes o servicios y para efectos legales, es igual a una factura en papel. Tiene como característica especial, que se expide y recibe de forma electrónica.

A nivel operativo, esta se genera a través de sistemas computacionales o soluciones informáticas.

Es muy importante destacar que el proceso de expedición de la factura electrónica, incluye a quien está obligado a facturar y se encarga de su generación y el adquiriente del bien o servicio que la recibe.

Es, ante todo, una factura. Esto significa que tiene los mismos efectos legales que una factura en papel, se expide y recibe en formato electrónico. En otras palabras, es un documento que soporta transacciones de venta bienes y/o servicios y que operativamente tiene lugar a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas permitiendo el cumplimiento de las características y condiciones en relación con la expedición, recibo, rechazo y conservación.

Factura electrónica: Características

Las principales características de la facturación electrónica son:

Hace uso de un formato de electrónico de generación XML que está estandarizado por la DIAN.
Cuenta con una numeración de carácter consecutivo autorizada por la DIAN.
Se encarga de discriminar el impuesto al consumo de acuerdo a lo establecido en el artículo 617 del Estatuto Tributario, referente a los requisitos de la factura de venta.
La autenticidad e integridad de la factura electrónica se garantiza mediante la firma digital o electrónica, acorde con las políticas establecidas por la DIAN.
Está incluido en esta, el Código Único de Factura Electrónica CUFE.

Factura electrónica: Obligados

La DIAN seleccionó como obligados a facturar electrónicamente a todos los contribuyentes que el 29 de Diciembre y durante los 5 años anteriores a esta fecha, hubiesen solicitado rangos de numeración para la factura electrónica establecida en el Decreto 1929 de 2007.

La resolución 72 de 2017 entró a regir a partir del 29 de Marzo de 2018. Quienes en el periodo comprendido entre el 01 de Enero de 2017 y el 31 de Octubre de 2017 hubiesen expedido de forma mensual una cantidad de facturas de venta y/o documentos equivalentes superiores a 3.000.000, tendrán 3 meses adicionales para comenzar la facturación; en el caso de las micro y pequeñas empresas, estas deberán atender la obligación en el momento en que la DIAN ponga a disposición la solución gratuita o antes si de forma voluntaria, así lo soliciten.

Cabe aclarar que según la Ley 1819 de 2016, se determinó que los contribuyentes que están obligados a declarar y pagar el IVA y el Impuesto al consumo, tendrán que expedir la factura electrónica a partir del primero de Enero de 2019; y para las vigencias 2017 y 2018 los contribuyentes que están obligados a realizar la facturación electrónica serán los seleccionados por la DIAN.

Factura electrónica: Requisitos

Los requisitos para la facturación electrónica son:

Encontrarse habilitado como facturador electrónico.
El RUT debe estar vigente y actualizado.
Ser responsable del impuesto sobre las ventas y pertenecer al régimen común.
Contar con la acreditación ISO 27001 (la cual está relacionada con la seguridad de la información o hacerlo dentro de los dos años siguientes a la autorización.
El patrimonio líquido debe ser igual o superior a 20.000 UVT y 10.000 UVT de activos fijos deben corresponder al patrimonio líquido.
Cumplir con las condiciones de operatividad tecnológica que indique la DIAN.

Factura electrónica: Beneficios

Los principales beneficios de utilizar la factura electrónica son:

Permite eliminar el riesgo de que se pierdan documentos físicos.
La gestión documental se realizará de forma eficiente.
Es amigable con el medio ambiente.
Se puede consultar en línea.
Permite facilitar las transacciones y brindarle mayor trazabilidad y seguridad a las operaciones que se realizan.
Favorece la gestión de cobro.
Permite ahorrar en los costos de impresión, despacho y almacenamiento.
Hace posible desarrollar de forma más rápida y eficiente los procesos administrativos, mediante la integración de procesos de carácter misional, logístico, contable, financiero y administrativo.
Fortalece la relación entre los clientes y los proveedores.

Factura electrónica: Usuarios

A continuación se muestran las personas que deben implementar la factura electrónica:

Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y quienes serán seleccionadas por la DIAN para expedir factura electrónica (obligados).
Las personas naturales o jurídicas que tienen la obligación de facturar y que de forma voluntaria optan por expedir factura electrónica (voluntarios).
Aquellas personas que sin estar obligadas a facturar de acuerdo con el Estatuto Tributario y/o decretos reglamentarios, optan por expedir factura electrónica. (Voluntarios).